Effizienz durch Delegation

Wie Vertrauen Chefs erfolgreicher macht 

 

Kaum Zeit, um in Ruhe mal nach zu denken, für Strategie und Innovation bei den Chefs, wenig Entscheidungsfreiheit für Assistenzen und Team, ellenlange Meetings und hunderte von E-Mails für alle: Kein Wunder, dass die meisten Unternehmen bei solch ineffizienter Arbeitsweise nur mithilfe unzähliger Überstunden Erfolge erzielen. Top-Unternehmerin Christine Walker, Gründerin der PLU Unternehmensgruppe, Management-Coach und Keynote-Speaker, ist Expertin zum Thema Zeit- und Effizienzgewinn. In den Bereichen der PLU Consulting zeigen sie und ihr Team wie man richtig zusammenarbeitet und so ausreichend Zeit für die tatsächlich wichtigen Aufgaben schafft. Die PLU Consulting realisiert durchschnittlich 20 Prozent Management-Kapazität innerhalb weniger Wochen.
Der Fahrer bremst ab, verlässt die Rennstrecke: Boxenstopp. In Windeseile wechselt sein Team die Reifen, tankt den Wagen und behebt kleine technische Probleme. Er atmet kurz tief durch, Fuß zurück auf das Gas und wieder auf die Bahn – 2013 gelang Red Bull mit nur 2,05 Sekunden der schnellste Boxenstopp der Geschichte. Wie das funktioniert? „Ganz einfach“, weiß Managementcoach Christine Walker. „Weil der Fahrer präzise Anweisungen gibt, pünktlich ankommt und dann im Wagen sitzen bleibt und sein Team die Arbeit machen lässt!“ Der Boxenstopp von Formel-1-Piloten gehört zu ihren Lieblingsbei- spielen, wenn sie Chefs und Top-Managern aller Branchen den Wert wirksamer Delegation und Vertrauen in die Fähigkeiten des Teams aufzeigt. 

 

Das Rennfahrer-Prinzip 

 

Denn was sich alle Chefs von Formel-1-Fahrern abschauen sollten, ist die Kunst, ein Top-Team aufzustellen, zu delegieren, vertrauen und sich selbst auf das Wesentliche zu konzentrieren: Strategische und innovative Themen, die das Unternehmen nachhaltig und langfristig ans Ziel führen. Bremsklötze wie die Organisation von Terminen, die Vorbereitung von Konferenzen, das Erstellen von Präsentationen und die Beantwortung von E-Mails – also das komplette operative Tagesgeschäft – gehören nicht zu den Aufgaben eines erfolgreichen Chefs. Das wäre, wie wenn der Rennfahrer beim Boxenstopp aussteigt, um die Schrauben selbst zu sortieren. Ein Rennfahrer-Chef jedoch hat hierfür sein qualifiziertes Team aus Experten, das ihm den Rücken freihält und die Basis für eine erfolgreiche Fahrt schafft sowie eine Top-Assistenz, die als Schnittstelle für reibungslose Abläufe sorgt und alle Bälle in der Luft souverän jongliert. 

 

Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser 

 

Die wichtigste Komponente für diese erfolgreiche Fahrt ist ein gut geschultes Team und das Vertrauen des Chefs. Wenn dieser ständig alle Mitarbeiter kontrolliert, mal Hüh, mal Hott schreit und bei jeder Entscheidung persönliche Absprachen fordert, verliert nicht nur er wertvolle Zeit, sondern behindert auch das ganze Team. Denn, auch wenn ein bekanntest Sprichwort das Gegenteil behauptet, in der Chef- Etage gilt: Kontrolle führt vielleicht zum Ziel, Vertrauen aber auf das Siegertreppchen.Christine Walkers erster Chef beispielsweise rief sie auf dem Weg von München nach Stuttgart an, da er für den dortigen Termin noch eine Präsentation brauchte. „Kurze Anweisungen zu In- halt und Reihenfolge, aufgelegt und ich war auf mich allein gestellt. Kurz vor seiner Ankunft dann die Nachfrage, ob ich fertig sei – und natürlich lag alles schon lange in seinem Postfach“, berichtet sie. Der Chef vertraute auf die Kompetenz seiner Mitarbeiterin und gab ihr das Gefühl, dass ohne sie nichts läuft, ihre Arbeit wertvoll und wichtig ist. Warum sollte er sich auch selbst mit operativem herumschlagen, wenn seine Assistenz Expertin auf ihrem Gebiet und über alle Vorgänge im Unternehmen bestens informiert ist?

 

Führungsfehler in der Chef-Etage 

 

Die Kunst des Loslassen und das dadurch fehlende Vertrauen in die unternehmerischen Fähigkeiten des Experten-Teams und der Assistenz ist einer der Hauptgründe für mangelnde Effizienz im Office und die totale Überlastung auf der Chefetage. Dies zeigt sich Christine Walker am deutlichsten im Bereich PLU Rent a Top Assistant, einem der vier Standbeine der Unternehmensgruppe: Hier werden Unternehmen aller Branchen Projekt- und Interim-Assistenzen zur Verfügung gestellt. Manchmal erreicht Christine Walker nach einiger Zeit das Feedback, dass mehr Effizienz von der Top-Assistenz wünschenswert wäre. Ein Gespräch jedoch zeigt meist, dass der Fehler im Führungsverhalten liegt. Die Assistenzen haben keinerlei Entscheidungsfreiheit, werden nicht über relevante Themen informiert und sind nur für Basis-Aufgaben wie die Terminverwaltung oder Aktenablage zuständig – und auch das nur in Absprache mit dem Chef. Auch die restlichen Mitarbeiter sind gezwungen, laufend Rücksprache zu halten. Kurzum: Der Chef unterschätzt das Können seines Teams. Verglichen mit der Formel-1: der beste Rennwagen nützt nichts, wenn der Fahrer auf der Bremse steht. 

 

Jour Fixe mit der Assistenz 

 

„Die Chefs nutzen ihren Rennwagen ‚Assistenz‘ nicht richtig“, erklärt Christine Walker, die selbst laufend neue Assistenzen anlernt. „Ehrlich gesagt kann ich aus einem Wagen mit 100 PS meist mehr herausholen als viele Führungskräfte aus einem Rennwagen mit 600 PS.“ Als Geschäftsführerin käme sie niemals auf die Idee, sich selbst um operative Themen zu kümmern oder gar Termine selbst zu koordinieren oder alle E-Mails selbst zu beantworten. Ihr Postfach wird von einer persönlichen Assistenz verwaltet, mit der sie täglich circa fünf Minuten den Kalender und akute Fragen bespricht. Einmal pro Woche gehen sie maximal eine Stunde gemeinsam langfristige Themen durch, bei einer guten Assistenz reichen nach einiger Zeit meist 30 Minuten. Wichtig ist, dass die Assistenz stets auch die noch nicht abgeschlossenen Projekte anspricht, denn nur so kann der Chef diese guten Gewissens „vergessen“. 

 

Effizient meeten mit dem KPI-Tool 

 

Auch mit ihrem Experten-Team, das für die Kunden und Projekte zuständig ist, trifft Christine Walker sich wöchentlich maximal eine Stunde zum Jour Fixe. Mithilfe des von ihr entwickelten KPI-Tool (Key Performance Indicator) werden alle Projekte systematisch und effizient „abgeradelt“. Im Tool sammeln die Experten laufend alle offenen Maßnahmen, die dann für jedes Meeting nach Prioritäten ge- ordnet bereitstehen. So wird nichts vergessen, jeder weiß, was gerade wichtig ist und innerhalb einer Stunde bespricht das Team locker 30 offene Projekte. Diese Systematik lässt sich übrigens auf jeden Geschäftsbereich vom kleinen bis zum DAX Unternehmen übertragen. Auf Basis der getroffenen Absprachen kann jeder während der nächsten Woche in Ruhe weiter arbeiten – keine kurzen Fragen auf dem Gang, kein plötzliches „Baustellen sichern“, keine Sorgen um offene Projekte. Was bleibt ist viel Zeit für Führungsaufgaben, die das Busi- ness vorantreiben oder ein Privatleben, das Entspannung bietet. 

 

Absprechen, Vertrauen, Loben 

 

Die festen Jour Fixe dienen aber nicht nur der gemeinsamen Absprache, sondern geben dem Team auch die Möglichkeit, sich vor dem Chef zu beweisen. Jeder Mitarbeiter berichtet, woran er in den vergangenen Wochen arbeitete und was er für das Unternehmen erreicht hat. „Es ist sehr wichtig, auch die Erfolge gemeinsam zu besprechen“, weiß Christine Walker. „Dabei erfahren die Mitarbeiter die Wertschätzung, die sie motiviert weiterhin das Beste für das Team zu geben.“ Natürlich ist es nicht sofort möglich, Meetings in dieser Geschwindigkeit abzuhalten. Anfangs sind vielleicht mehrere Jour Fixe pro Woche nötig, um effizient weiterarbeiten zu können: Es braucht Systematik und vor allem viel Training, um aus Chef und Mitarbeitern ein „Winning Team“ zu formen. 

 

PLU Coaching & PLU Consulting 

 

Erste Hilfestellung für mehr Zeit und wie man sein Unternehmen à la Christine Walker führt, erhalten Chefs in individuellen Coachings oder Seminaren. Die spezialisierte Office Coaching der PLU Consulting wandelt in bereist wenigen Wochen Büros zu wirksamen Highspeed Offices um: Hier gehen die Effizienz-Experten in die Unternehmen und prüfen das Optimierungspotential vor Ort. Sehr erfolgreich war das Office Coaching beispielsweise bei einem DAX-Chef, der sich an die PLU Unternehmensgruppe wandte: Der erste Prozess-Review zeigte, dass er 66 Prozent seiner Zeit für „Projekte & Strategie“ einsetzte, 31 Prozent für „Admin & Orga“ und nur drei Prozent für die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden. „Der Zeitaufwand für strategische Themen ist sogar ein recht gutes Ergebnis“, erklärt Christine Walker. „In den meisten Fällen liegt der Wert bei circa 30 Prozent.“ Um aber dieses Ergebnis zu erzielen, arbeitete besagter DAX-Chef im Schnitt auch 72 Stunden pro Woche. Zum Vergleich: Die durchschnittliche Arbeitszeit in der Chef-Etage liegt zwischen 55 und 60 Stunden. Erschreckend ist, dass nur ein Bruchteil aller Führungskräfte weniger als 50 Stunden pro Woche arbeitet. 

 

Die Office-Coaching-Methodik 

 

Mithilfe der Office-Coaching-Methodik analysieren die PLU-Experten den Tagesablauf von Chef und Assistenz und ermitteln, welche Tätigkeiten Wert schöpfen und welche unnötig Zeit fressen. Im nächsten Schritt werden Maßnahmen getroffen, um dem Chef mehr Freiräume zu verschaffen: Die Verwaltung der kompletten E-Mail Inbox wird z.B. an die Assistenz delegiert und die Handhabung von Meetings optimiert. Sinnlose Themen werden gestrichen, Entscheidungsfindungen neu strukturiert und vor allem „Meeting-Leichen“ – Personen, die nur aus Gewohnheit an Meetings teilnehmen ohne etwas beizutragen – eliminiert. Die für Meetings aufgewendete Zeit des DAX-Chefs konnte so in einem Zug von 40 auf 20 Stunden pro Woche reduziert werden. Insgesamt konnte seine Arbeitszeit von 72 Stunden auf 42 Stunden pro Woche reduziert werden. 

 

Mehr Zeit für Chef & Assistenz - mehr Produktivität 

 

Während des Office Coachings wurde außerdem der Verantwortungsbereich der Assistenz stark erweitert. Dennoch sank auch ihre Arbeits- zeit um fünf Stunden pro Woche auf 39. Dies verdankte sie neben dem KPI-Tool weiteren Systematiken wie dem 5-S-Modell zur einfachen Organisation des Office-Alltags oder dem 4-D-Prinzip zur effizienten Bearbeitung von E-Mails. Die Zeit, die der DAX-Chef für „Kommunikation“ aufbrachte, stieg insgesamt auf neun Prozent. Aus diesen verbesserten Absprachen resultierten eine Reduktion von „Admin & Orga“ auf 19 Prozent sowie eine gleichzeitige Steigerung von sieben Prozent (gesamt 73 Prozent) für „Projekte & Strategien“. 

 

Die konsequente Anwendung des Mini-Max-Prinzips und vor allem das Vertrauen in die Fähigkeiten seines Teams zahlten sich aus: Innerhalb weniger Woche reduzierte sich die gesamte Arbeitszeit des DAX-Chefs von 72 auf 42 Stunden pro Woche – und hat somit Christine Walkers Ziel erreicht: Mehr Zeit und Lebensqualität bei gleichzeitig steigender Leistung! Caroline Harsch von zierer-COMMUNICATIONS GmbH