Meetings: „Fachliche Kompetenz allein, reicht nicht“

Anja Gräfin von Kanitz ist seit über 30 Jahren Spezialistin auf dem Gebiet der Gesprächsführung. In Disy verrät sie, wie ein Meeting ein Gutes wird.

 

 

Was sind die häufigsten Fehler, die bei Besprechungengemacht werden?

Meist bereiten sich die Gesprächsführer nur auf das Thema des Meetings aber nicht auf die Teilnehmer an sich vor. Schlechte Besprechungen sind das Ergebnis von zu wenig Kommunikation. Deswegen sollte sich der Moderator vorab Fragen stellen wie: Was für Menschen sind die einzelnen Teilnehmer? Wie sehen sie die Themen? Wo kann es zu Konflikten kommen? Wie kann ich sie dazu bringen miteinander zu kommunizieren? Dieser wichtige zwischenmenschliche Aspekt wird bei Besprechungen meist nicht berücksichtigt. 

 

Also ist die Ursache für ein ineffektives Meeting eine schlechte Atmosphäre unter den Teilnehmern?

Ja, denn oft sind die Auslöser für schlechte Meetings nicht die Themen an sich, sondern die Befindlichkeiten einzelner Personen. Moderatoren fehlt oft das Handwerkszeug dafür zu sorgen, dass trotz gelegentlicher Spannungen in einer Gruppe, ein vernünftiges Miteinander herrscht. Nur fachlich kompetent zu sein, reicht nun mal nicht, um mit einer Gruppe unterschiedlichster Menschen gut arbeiten zu können.

 

Wie sieht es mit dem Einstieg aus?

Die Besprechung beginnt am besten mit einer Eingangsrunde in der jeder Teilnehmer etwas sagt. Denn es ist wichtig, dass bei einer Besprechung Aktivierung und Beteiligung sehr früh erfolgen, damit es gar nicht erst zum „innerlichem Abschalten“ kommt.

 

Wie sollte bei der Planung eines Meetings vorgegangen werden?

Zuerst sollte sich der Gesprächsführer darüber klar sein, welche Absichten er mit dem jeweiligen Meeting verfolgt. Also: Was ist das Ziel des Meetings? Und weiter: Geht es nur darum, sich auszutauschen? Oder: Sollen verschiedene Lösungsmöglichkeiten für ein Problem gefunden werden? Und ganz anders: Ist das Ziel, eine gemeinsame Entscheidung zu treffen? Das sind schon mal drei ganz unterschiedliche Absichten. Wenn vorab nicht geklärt wird, was das Ziel ist, dann ufert das Ganze in Diskussionen aus, die völlig sinnlos sind.

 

Und wie geht es dann weiter?

Als nächstes sollten die einzelnen Teilnehmer analysiert werden. Dabei sollte zwischen extrovertierten, also sehr lauten und einnehmenden Persönlichkeiten und introvertierten, demnach überwiegend ruhigen oder schüchternen Personen unterschieden werden. Das Ergebnis bildet die Grundlage für die Wahl einer passenden Gesprächsmethode.

 

Woran erkennen Sie die passende Gesprächsmethode?

Je nach Charakter des jeweiligen Teilnehmers arbeite ich methodisch unterschiedlich. Demnach möchte ich dominante Personen etwas mehr in Schach halten und ruhige Persönlichkeiten sollen zum Reden ermutigt werden. Ein Beispiel ist die „Blitzlicht“-Methode: Ich moderiere eine Frage an und möchte von jedem Teilnehmer ein kurzes Statement dazu. Dabei fange ich nicht unbedingt mit der extrovertiertesten Person an. 

 

Und was gibt es noch für Möglichkeiten?

Am Anfang kann auch eine Umfrage an einem Flipchart erfolgen. Auf diesem stehen zum Beispiel zwei Themen zur Auswahl. Jeder Teilnehmer hat einen Punkt zur Verfügung, mit denen er anonym eines der beiden Themen wählen kann. Vorteil: Die ruhigen Personen nehmen dabei genauso Einfluss auf das Ergebnis wie alle anderen. Eine andere Möglichkeit ist, dass alle Teilnehmer ihre Ideen am Anfang eines Meetings aufschreiben und abgeben. Diese werden dann vom Entscheidungsträger anonym ausgewertet. Sie werden sehen, dass das Ergebnis ein völlig anderes sein wird, als wenn sie die Ideen mündlich vortragen lassen.

 

Wie kann ich als Moderator dabei das Beste aus meiner Gruppe rausholen?

Die meisten Moderatoren fühlen sich hilflos, weil die Teilnehmer machen, was sie wollen. Dabei hat ein guter Gesprächsführer mehr Einfluss auf das Meeting als man denkt. Es ist seine Art, mit der Gruppe umzugehen, welche große Auswirkungen auf die Gesamtatmosphäre hat. Aber nicht nur das. Der Moderator hat die Aufgabe im Miteinander für Ordnung zu sorgen. Er muss bei seinen Ansagen den richtigen Ton finden und eingreifen, wenn die Dinge in die falsche Richtung laufen. Ein guter Moderator beherrscht außerdem die Kunst, Themen interessant zu verpacken und kann somit die Teilnehmer besser motivieren, sich einzubringen.

 

Und was ist mit negativen Themen? Wie verpacke ich als Moderator am besten Kritik?

Probleme sollten im Meeting offen angesprochen werden, aber in einem vernünftigen Ton. Dabei wird sachlich und freundlich beschrieben was für negative Dinge einem aufgefallen sind. Nun kann man die Teilnehmer um eine Stellungnahme bitten und sie nach den Gründen fragen, ob sie Vorschläge zur Verbesserung haben oder eigene Lösungen vortragen. Erdulden sollte man Probleme aber auf keinen Fall. 

 

Und wie sieht es mit der Ausstattung aus? Was braucht man für ein ideales Meeting?

Blickkontakt ist das Wichtigste. Deswegen sollte der Tisch entweder oval, rund oder quadratisch sein, damit sich jeder in die Augen blicken kann. Das ist ein wichtiger Aspekt der die Teilnehmer zu Diskussionen und mehr Aufmerksamkeit motiviert. Am schlimmsten sind diese langen, schlanken Konferenztische, die gerade dazu einladen, innerlich abzuschalten.

 

Was halten sie von Beamern und Co.?

In Besprechungen wird viel mit Beamern gearbeitet. Aber die Leute sind diesbezüglich mittlerweile ziemlich abgestumpft. Wenn sie zu viele Präsentationen sehen, schalten sie innerlich ab. Deswegen sollte man ruhig auch mal ein Flipchart oder eine Metaplanwand nutzen. Aber auch Programme wie Mind Manager, mit denen man Mindmaps am Rechner erstellen kann, sind eine willkommene Abwechslung.

 

Wie sieht es mit der Nachbereitung aus?

Es sollten am Ende der Besprechung Flipcharts und Metaplanwände abfotografiert werden. Außerdem empfehle ich,während des Meetings die Ergebnisse für alle gut sichtbar auf einer Beamerfolie zu notieren. Das Protokoll mit den Ergebnissen sollte am besten noch am selben Tag allen Teilnehmern ausgehändigt werden.