Effizienz durch Technik

Foto: Christine Walker/PLU GMBH

Ein Blick in die Büros jeglicher Größe und verschiedenster Branchen zeigt meist ein ähnliches Bild: Der Chef ist überlastet, die Assistenz unterfordert, beide unzufrieden. Gründe hierfür sind ineffiziente Arbeitsweisen resultierend aus mangelndem Vertrauen und unzureichender Ausbildung. Denn das Potential ist in den meisten Fällen da - es muss nur richtig genutzt werden! Top-Unternehmerin Christine Walker, Gründerin der PLU Unternehmensgruppe, Management-Coach und Keynote-Speaker, ist Expertin zum Thema Zeit- und Effizienzgewinn. In der PLU Academy ihres Unternehmens machen die PLU-Coaches Assistenzen in Rekordzeit fit und verwandeln Büros durch einfache Systeme in Highspeed-Offices.


Von Caroline Harsch von ziererCOMMUNICATIONS GmbH

 

Draußen ist es schon lange dunkel, nur in einem Büro brennt noch Licht: Mühsam wühlt sich der Chef hier persönlich durch Listen, Charts und Übersichten, um die Präsentation für den nächsten Tag fertig zu machen. Im Postfach blinken außerdem noch 47 ungelesene Mails, die beantwortet werden wollen. Das wird mal wieder eine lange Nacht - aber muss das wirklich sein? "Nein", sagt Christine Walker, die sich mit ihrem Unternehmen PLU auf die Effizienzsteigerung von Unternehmen spezialisierte: "Das Erstellen von Präsentationen, die Beantwortung von E-Mails und die Organisation von Terminen sind nicht Aufgabe des Chefs. Hierfür braucht es eine topausgebildete Assistentin, die neben den Basics auch Kompetenzen wie unternehmerisches Denken und Eigeninitiative mitbringt."

 

Basics beherrschen

Zu den Basics zählt vor allem die einwandfreie Beherrschung der MS-Office-Programme. Klar, denken sich die meisten Word, Excel, Powerpoint und Outlook sind in den heutigen Unternehmen doch Standardprogramme, mit denen jeder umgehen kann. Aber sitzen Befehle wie Kopf- und Fußzeile, automatisch generierte Inhaltsverzeichnisse, Seitenzahlen und die Verknüpfung von Excel-Zellen? Ist das Erstellen von Powerpoint-Präsentation mit einheitlichem Design, Film- und Bildelementen sowie Tabellen und Grafiken kein Problem? Oder muss jede Funktion lang gesucht werden und kreisen beim Schreiben von Nachrichten die Finger wie Adler über die Tastatur bis sie den richtigen Buchstaben finden? Fakt ist, dass 80 Prozent aller Assistenzkräfte mehr als sechs Stunden am Tag mit technischen Geräten arbeiten, ihre Kompetenzen in diesem Bereich jedoch weit unter den Mindestanforderungen liegen. Auch weitere grundlegende Fähigkeiten wie fundierte Englischkenntnisse, ein gutes Organisationstalent und ein sicherer Umgang mit dem Internet sind nicht immer im benötigten Maß vorhanden. Das kostet unnötig Zeit, die dann für andere, wesentliche Aufgaben fehlt.

 

 

Mangelnde Weiterbildung

Diese Aufgaben können auch außerhalb des administrativen Bereichs liegen. Das Delegieren von anspruchsvollen Aufgaben wie Dokument- und Vertragsmanagement, Maßnahmen-Controlling oder sogar die Übernahme von Teilprojekten würde den Chef maßgeblich entlasten - und ist von den Assistenzen sehr gewünscht. Denn diese sind meist sehr ehrgeizig und wollen beruflich weiterkommen. "Die Motivation ist in den meisten Fällen da", erklärt Christine Walker. "Es muss nur auch in die Weiterbildung investiert werden - was die meisten Unternehmen jedoch versäumen." So haben laut einer Studie der PLU Unternehmensgruppe (2013) beispielsweise nur ein Drittel aller Befragten innerhalb von drei Jahren Schulungen in den Bereichen EDV, Fremdsprachen, Kommunikation, Organisation oder Projektmanagement besucht.

 

 

Ineffiziente Arbeitsweisen

Die Unternehmen manövrieren sich so selbst in einen Teufelskreis: Die Assistenz ist aufgrund fehlender Ausbildungen schon mit den grundlegenden Aufgaben vollkommen ausgelastet, wünscht sich jedoch mehr Einbindung in die unternehmerischen Abläufe. Die Führungskraft auf der anderen Seite hat keine Zeit für die tatsächlichen Chef-Aufgaben wie die strategische Planung und die Entwicklung innovativer Ideen, da sie sich mit zu vielen unnötigen Aufgaben beschäftigt. Allerdings vertraut sie ihren Mitarbeitern auch nicht ausreichend, um wichtige Aufgaben abzugeben. Das Resultat: Ineffiziente Arbeitsweisen und schlechte Stimmung im Büro. Die Lösung: Die PLU Academy.

 

 

Vom Einsteiger zur TOP-Assistenz

Die PLU Academy bildet beginnend bei jedem Level bis zur TOP-Assistenz aus. Die mit dem "Excellence Certificate" ausgezeichneten Expert***-Assistenzen bringen einem Unternehmen eine durchschnittliche Zeitersparnis von 20 Prozent. Schon die Tagesroutine, für die Einsteiger fast den ganzen Tag brauchen, lässt sich innerhalb von vier Wochen auf bis zu zwei Stunden reduzieren. In der gewonnenen Zeit kann die Assistenz dann neue Aufgaben übernehmen, die nicht nur den Vorgesetzten weiter entlasten, sondern auch die eigene Zufriedenheit steigern. Das Training in der PLU Academy beginnt mit der PLU Leistungsdiagnostik, die entwickelt wurde, um die vorhandenen Fähigkeiten als Basis für die Weiterbildung zu ermitteln. Es werden sowohl Grundlagenkompetenzen und das Officemanagement-Know-How als auch persönliche Kompetenzen und Potentiale analysiert. Ergebnis ist ein individueller Entwicklungsplan mit konkreten Handlungsempfehlungen, die auch Ansatzpunkte für eine verbesserte Zusammenarbeit mit dem Chef beinhalten.

 

 

Erfolge sichtbar machen

Verschiedene Module in den Bereichen Basic Steps (Training der Basiskompetenzen), Deep Work (Vertiefung der Basiskompetenzen), Mind-Styling (Strukturen und Prozesse für eine Easy-Life Balance) und Personal Tuning (Entwicklung der persönlichen Kompetenzen) bilden die Assistenzen dann weiter aus. Durch die Leistungsdiagnostik entsteht eine sportliche Dynamik, denn jeder Teilnehmer kann seine Erfolge nach Durchlauf der Module klar sehen. "Viele halten die Tests am Anfang für zu schwer", erzählt Christine Walker. "Am Ende sind die Teilnehmer oft erstaunt mit welcher Leichtigkeit und in welchem Tempo sie den Abschlusstest dann absolvieren."

 

 

Ausdauer und Kraft reichen nicht aus

Ausschlaggebend ist bei vielen Aufgaben im Büro-Alltag die richtige Technik. Das ist vergleichbar mit dem Hochleistungssport: Wie schießt Roger Federer, der die Rekordzahl von 17 Grand-Slam Turnieren gewann, den Ball mit mehr als 200km/h übers Netz? Wie rast Patrick Küng, Weltmeistertitel-Träger in der Abfahrt 2015, eine schwarze Piste runter ohne zu stürzen? Wie schwimmt Paul Biedermann, der Weltrekordhalter im Freistil, 200m in unter 1:40 Minuten? Die Antwort ist stets die gleiche: Technik. In der Oberliga sind Kraft und Ausdauer allein nicht mehr ausreichend - das gilt für den Sport wie für die Arbeit. Nur wer die richtigen Techniken beherrscht, kann sich auf lange Sicht behaupten.

 

 

Mehr leisten mit der richtigen Technik

Allein das Beherrschen von Shortcuts in den MS-Office Programmen oder das blinde Treffen der Tasten durch das 10-Finger-System bringt eine enorme Zeitersparnis. Es ist so viel leichter, einen Text zu schreiben, während die Augen auf die Notizen statt auf die Tastatur schauen. Es ist so viel schneller, die Befehle mithilfe von Shortcuts in Word oder Excel einzugeben - insbesondere nach einem Update, denn im Gegensatz zum Design des Programms ändern sich diese nicht. Dass solche Funktionen längst nicht allen bekannt sind, sieht Christine Walker bei ihren Vorträgen für Chefs und Assistenzen, die sie laufend in ganz Deutschland und auf Wunsch auch individuell in Unternehmen hält. "Wenn ich Shortcuts als Beispiel nenne oder mit den Teilnehmern gemeinsam den Shortcut-Tanz tanze, schreiben die meisten haargenau mit", berichtet sie.

 

 

E-Mails organisieren mit dem 4-D-System

Auch das Erlernen von Systemen, die Christine Walker eigens für die PLU Unternehmensgruppe entwickelte, ist Teil des Modulplans. Ein Beispiel ist das 4-D-System, das Assistenzen hilft, das Postfach effizient zu verwalten. Denn auch wenn es vielen Chefs schwer fällt dieses freizugeben, zeigt die Realität, dass sie nur 10 Prozent bis 20 Prozent aller Mails tatsächlich selbst bearbeitet müssen! Im Ordner "To Do" finden sich nach dieser Aufteilung all diese Nachrichten und Infos, die er lediglich lesen sollte sowie private Mails, die idealerweise auch (nach Rücksprache) von der Assistenz beantwortet werden. Nachrichten, die nicht Chef-Sache sind, werden auf die restlichen Ordner aufgeteilt. "Delegate to Assistance" beinhaltet alle Nachrichten, die die Assistenz eigenständig bearbeitet oder für die sie nur kurz Rücksprache halten muss. Um den Ordner "Delegate to Experts" kümmern sich die jeweiligen Führungskräfte, die sich einmal pro Woche mit dem Vorgesetzten treffen, um Ergebnisse und Offenes zu besprechen. Es ist hierbei wichtig, konkrete Deadlines zu setzen, nur so weiß jeder genau, wann er liefern muss. Die Ordner "Delete" und "Done" sind selbsterklärend: Der erste enthält alle Nachrichten, die nach dem Lesen durch die Assistenz sofort gelöscht werden können, im zweiten befinden sich alle erledigten Aufgaben.

 

 

Das Delegations-Ping-Pong

Sind sowohl die Basics als auch die persönlichen Kompetenzen der Mitarbeiter vollständig ausgebildet, liegt es allein an den Führungskräften, Höchstleistungen zu erzielen. Denn nur 3 Prozent aller Vorgesetzten schöpfen die Möglichkeiten ihrer Top-Assistenz voll aus, sind jedoch gleichzeitig unzufrieden mit dem gegebenen Maß der Arbeitserleichterung. Richtige Kommunikation und Delegation sind hier die Zauberworte! "Das ist wie beim Tennis. Wo kein Ping, also kein Aufschlag, ist, kann auch kein Pong, also keine Antwort, kommen. Die Chefs wundern sich, warum sie keine erledigten Pongs erhalten, obwohl sie gar kein Ping ausgesendet haben. Aber auch eine Top-Assistenz kann keine Gedanken lesen", so Christine Walker. Nur wenn beide als Winning-Team zusammenarbeiten, sich gegenseitig vertrauen und ausreichend kommunizieren, kann die Effizienz im Unternehmen langfristig gesteigert werden. Ohne die richtige Führung kann eine Top-Assistenz keine Entlastung sein - denn auch ein Ferrari gewinnt mit dem falschen Fahrer kein Rennen.