Effizienz durch Pausen

Foto: Sabine Plaschka-Büscher

Von Caroline Harsch von ziererCOMMUNICATIONS GMBH 

 

Es ist der Traum vieler Chefs und Manager: Pünktlich von der Arbeit nach Hause gehen, sich mit Freunden und Familie treffen, einem Hobby widmen oder einfach Zeit mit den eigenen Gedanken verbringen. 

 

Doch die Realität sieht anders aus. Papierberge türmen sich auf dem Schreibtisch, der Terminkalender ist von morgens bis abends ausgebucht, das Telefon klingelt ununterbrochen und das E-Mail Postfach platzt aus allen Nähten. Vor 22 Uhr ist an Feierabend überhaupt nicht zu denken. Denn wer etwas erreichen will, muss etwas dafür tun. Arbeit an Mitarbeiter abgeben? Auf keinen Fall! Nur wer alles selbst bewältigt, ist auf der sicheren Seite. Was die meisten Chefs nicht wissen: Genau hier liegt der Fehler. Länger zu arbeiten führt nicht automatisch zu mehr Erfolg – vielmehr ist das Gegenteil der Fall. Wer sich keine Pausen gönnt, brennt aus. Innovative Ideen bleiben fern, das Unternehmen bewegt sich nicht mehr vorwärts, die Konkurrenz gewinnt das Rennen. 

 

Unnötige Zeitverschwendung 

Die größten Zeitfresser in Unternehmen sind eine ineffiziente Terminplanung, unnötige E-Mails und sinnlose Meetings. So verbringen Chefs fast zwei Tage pro Woche in Besprechungen, die meist mehr aus Gewohnheit als aus Notwendigkeit stattfinden. Dazu kommen über hundert empfangene E-Mails pro Tag, die gelesen, sortiert und beantwortet werden müssen (Studie Bain & Company). Um neben diesen operativen Aufgaben auch ausreichend Zeit für die tatsächliche Chefarbeit zu haben, arbeiten Führungskräfte laut einer Studie der PLU Unternehmensgruppe im Schnitt 52,5 Stunden pro Woche, 20 Prozent sogar über 60 Stunden. Mit diesem Pensum erstaunt es nicht, dass sich über 50 Prozent aller Topmanager Burnout gefährdet sehen, wie eine Studie der Baumann Unternehmensberatung zeigt. 

 

Mehr Auszeiten für neue Ideen 

Um dem Risiko des mentalen Zusammenbruchs zu entgehen und den- noch erfolgreich zu sein, ist fest eingeplante Freizeit unabdingbar. Dabei wird nicht nur der leere Tank wieder aufgefüllt, sondern oftmals auch die besten Ideen gefunden, weiß Christine Walker, die selbst ein gutes Beispiel für ihre Unternehmensphilosophie ist. Die zweifache Mutter hält neben der Geschäftsführung der PLU Unternehmensgruppe laufend offene Seminare für mehr Effizienz im Unternehmeralltag und reist als Keynote-Speaker durch ganz Europa. „Persönliche Auszeiten und die Beschäftigung mit Dingen, die Spaß machen sind das A und O als Unternehmer. Nur ein erholter Kopf ist inspiriert. Ein freier Tag pro Woche macht schon einen immensen Unterschied. Die besten Einfälle habe ich oft außerhalb der Arbeit, wenn ich was ganz anderes mache, wie tanzen, reiten oder mit den Kindern spielen – wenn ich überhaupt nicht damit rechne“, so Christine Walker. 

 

Erholung für Business-Athleten 

Aber wie soll das funktionieren? Die Antwort klingt simpel, fällt vielen Chefs jedoch unnötig schwer: Sie müssen lernen loszulassen, Verantwortung abzugeben und einfach mal Abschalten, den Geist zur Ruhe kommen lassen. Christine Walker rät Chefs, sich zum Thema „wirksame Regeneration“ mehr bei Leistungssportlern abzuschauen. Im Trainingsplan von Profi-Sportlern sind Erholungsphasen ein fest eingeplanter und wichtiger Bestandteil für nachhaltige Top-Leistung. Zusätzlich sind Sportler stets von einem kompetenten Team umgeben, das diesen managed und dafür sorgt, dass er sich auf sein Ziel konzentriert. 

 

Delegieren statt Schuften 

Was heißt das konkret für den Unternehmeralltag? Der Chef gibt alle operativen Aufgaben ab und beschränkt sich selbst ausschließlich auf das Denken und Lenken. Wie ein Formel-1 Pilot. Dieser verlässt sich beim Boxenstopp während des Rennens vollkommen auf die Fähigkeiten des Teams und konzentriert sich selbst ausschließlich auf die Strecke. Genau so sollte es auch in der Chefetage sein. 

 

75 Prozent aller Führungskräfte jedoch delegieren nicht richtig und nutzen das Potential ihrer Assistenzen zu wenig (PLU-Studie). Sie steigen sozusagen beim Boxenstopp aus, kontrollieren den Reifenluft- druck, sortieren die Schrauben und wundern sich, dass sie zu spät oder gar nicht ins Ziel kommen. 

 

Die Organisation von Terminen, die Vorbereitung von Konferenzen, das Erstellen von Präsentationen und die Beantwortung von E-Mails gehören nicht zu den Aufgaben eines erfolgreichen Chefs. Wie sonst ist es möglich, dass manche Unternehmer trotz geringer Arbeitszeiten Marktführer sind, während andere auch nach unzähligen Überstunden nur auf der Stelle treten. Nach dem Prinzip „Minimaler Aufwand – Maximaler Erfolg“ gilt es, sich auf die wesentlichen Themen zu konzentrieren: Anstatt sich mit dem Tagesgeschäft zu beschäftigen, widmet der Chef sich aus- schließlich strategischen und innovativen Themen – oder tut einfach mal nichts. 

 

Die Porsche-PS nutzen 

Weniger Arbeit für den Chef bedeutet dabei übrigens nicht unbedingt mehr Arbeit für die Assistenz. Wie eine Studie der PLU Unternehmensgruppe zeigte, bewerten 80 Prozent der Assistenzen das Führungsverhalten ihrer Chefs als verbesserungswürdig. Sie fühlen sich in ihrer Arbeit teilweise unterfordert und wünschen sich mehr Verantwortung und Entscheidungskraft. „In Form ihrer Assistenz haben viele Chefs einen voll einsatzfähigen Porsche vor der Tür stehen. Und trotz- dem tuckern sie noch mit 100 km/h auf der rechten Spur. Sie haben die PS und nutzen sie nicht, was sowohl Wagen als auch Fahrer schadet“, erklärt Christine Walker. Denn wer bei seiner Assistenz ständig auf die Bremse drückt, wird auch selbst das Gaspedal nicht finden. 

 

Gemeinsam zum Winning Team 

Von den Effizienz-Experten der PLU Unternehmensgruppe lernen Chefs bei individuellen Coachings direkt im Unternehmen das Potential ihrer Assistenzen vollständig zu nutzen, gemeinsam produktiver zu sein und die Abläufe im Büro zu optimieren. So werden nicht nur Zeitgewinne von bis zu 20 Prozent realisiert, sondern durch mehr Verantwortung und Herausforderung auch die Zufriedenheit der Assistenzen gesteigert. Unabdingbar für eine ideale Zusammenarbeit ist es auch, trotz alltäglichem Stress gute Arbeit zu honorieren und sich gemeinsam über positive Ergebnisse zu freuen. Um zum Winning Team zu werden, muss der Chef sein Team nicht nur fordern, sondern auch fördern: Effektives Training, Weiterbildungen und gezieltes Feedback helfen, die Zusammenarbeit auf einem hohen Niveau zu halten und stetig zu verbessern. 

 

Tuning für den Chef 

Unter dem Motto „Tuning für den Chef“ bietet die PLU Unternehmensgruppe hierfür gezielte Ausbildungsmöglichkeiten sowie Unterstützung in insgesamt vier Bereichen. In der PLU Academy besuchen Chefs und Assistenzen getrennte Seminare sowie gemeinsame Workshops, um sich ihren Aufgabengebieten besser zu stellen und leichter in eine optimale Zusammenarbeit zu finden. Bei PLU Consulting dagegen arbeiten die PLU-Coaches direkt vor Ort, prüfen die Backoffice-Strukturen und erstellen individuelle Optimierungspläne für effektivere Abläufe. Innerhalb einer Woche werden verborgene Entwicklungspotentiale aufgezeigt und Modelle zur einfachen Beschleunigung von Abläufen etabliert. So werden Büros in Rekordzeit zu einem Highspeed Office. Einen ersten Einblick in die Arbeitsweise der PLU Unternehmensgruppe geben Christine Walkers offene Vorträge unter dem Motto „Boost your Business! Effizienz- und Zeitgewinn für Chef & Assistenz“. Chefs und Assistenzen erhalten hier erste Tipps und Ratschläge zum einfachen Zeitsparen und für eine entspanntere Zusammenarbeit. 

 

Vermittlung der Top-Assistenz 

Auch für Chefs, die noch nicht die ideale Assistenz gefunden haben, hält die PLU Unternehmensgruppe die richtige Lösung bereit: PLU Search & Placement hilft bei der Suche, Bewertung und Vermittlung von Top-Assistenzen, während PLU Top Assistenz im Krisenfall kompetent aushilft. In kürzester Zeit werden den Unternehmen Top Assistenzen für Vertretungen, Auftragsspitzen, Engpässe und Projekte vermittelt. Die ideale Unterstützung für alle Fälle.

 

www.plu.de, www.christinewalker.de